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企業(yè)動(dòng)態(tài)
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中小企業(yè)內(nèi)部控制的策略要領(lǐng)
    我國的中小企業(yè)已經(jīng)成為支撐經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)、吸收就業(yè)人口、維護(hù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)穩(wěn)定的重要力量,其作用和地位隨著國有經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略性調(diào)整而日益突出。但是,中小企業(yè)的內(nèi)控管理不容樂觀。大量的管理實(shí)踐證明:得控則強(qiáng)、失控則弱、無控則亂,因而內(nèi)部控制成為衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標(biāo)志。中小企業(yè)應(yīng)從實(shí)際出發(fā),按照企業(yè)管理系統(tǒng)要求,實(shí)事求是地建立自我調(diào)整、檢查和制約的內(nèi)控體系,并形成一個(gè)健全完整、運(yùn)行靈活的控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這既是企業(yè)組織管理的客觀要求,也是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營順利運(yùn)行和發(fā)展的根本保證。
 內(nèi)部控制是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng),包括控制環(huán)境、控制目標(biāo)、控制技術(shù)三方面的內(nèi)容。因而,中小企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部控制,需要結(jié)合自身特點(diǎn),可考慮從以下三個(gè)方面著手,優(yōu)化控制環(huán)境,明確控制目標(biāo),改善控制技術(shù),并在管理實(shí)踐中不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng),提高內(nèi)部控制的效果。
1、優(yōu)化控制環(huán)境
 一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部控制不可能在真空中進(jìn)行設(shè)計(jì)、執(zhí)行和評(píng)價(jià),它必然受到組織結(jié)構(gòu)、職工的勝任能力及忠誠度、分權(quán)與責(zé)任表達(dá)、預(yù)算與財(cái)務(wù)報(bào)告、組織牽制與制衡等多種因素的影響。控制環(huán)境是對(duì)控制程序和控制技術(shù)的選擇及其有效性有著重要影響的各種因素的總和,包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境兩大類,但外部環(huán)境超出了企業(yè)的控制能力,因而不能作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的組成部分。
     內(nèi)部環(huán)境主要包括三方面的因素:①企業(yè)管理層對(duì)內(nèi)部控制的重視程度。他們是否強(qiáng)調(diào)和宣傳內(nèi)部控制的性質(zhì)與重要性,是否認(rèn)真組織和領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)工作,是否以身作則嚴(yán)格遵守控制制度的規(guī)定,是否采用了相應(yīng)的管理政策與措施來保證制度的認(rèn)真執(zhí)行及科學(xué)評(píng)價(jià)等。
     ② 制度執(zhí)行者的態(tài)度與素質(zhì)。執(zhí)行內(nèi)部控制的企業(yè)中層管理人員和企業(yè)廣大員工是否充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制的重要性、各自工作崗位的重要性及對(duì)整個(gè)控制與管理的意義;各崗位、各環(huán)節(jié)的執(zhí)行者,有無勝任本職工作的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能,有無較強(qiáng)的工作責(zé)任心與誠實(shí)的態(tài)度。
    ③與企業(yè)性質(zhì)及規(guī)模相適應(yīng)的管理宗旨、經(jīng)營方式、組織機(jī)構(gòu)、企業(yè)文化、外界協(xié)調(diào)策略等,它們相互聯(lián)系、相互制約、缺一不可。
     因此,優(yōu)化控制環(huán)境,首要的是企業(yè)的管理者重視起來。中小企業(yè)的發(fā)展歷史比較短暫,許多企業(yè)所有者他們同時(shí)也是企業(yè)的主要管理者得益于短缺經(jīng)濟(jì)、寬松政策和優(yōu)惠的投資環(huán)境,企業(yè)快速地成長(zhǎng)起來,其效益主要是依靠政策、市場(chǎng)等外部環(huán)境獲得的,但他們管理企業(yè)的能力并沒有同步增長(zhǎng),還比較缺少苦煉內(nèi)功的經(jīng)歷。
    隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展、加入后形成的開放式經(jīng)濟(jì)格局的逐步形成,中小企業(yè)在用活政策、抓住機(jī)遇的同時(shí),也要十分注意加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高經(jīng)營效率,從管理要效益。其次,要培育遵守制度的企業(yè)文化?,F(xiàn)代社會(huì)是法治社會(huì),現(xiàn)代企業(yè)也要成為法治企業(yè)。無論企業(yè)的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理,還是最基層的企業(yè)員工,都應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)的規(guī)章制度嚴(yán)格遵守,以制度為標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)經(jīng)營管理的對(duì)錯(cuò)和效果,發(fā)揮其保護(hù)、監(jiān)督、制衡的作用。再次,要在企業(yè)內(nèi)部形成勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)的氛圍,努力建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)。實(shí)際而論,許多中小企業(yè)的管理尚處于原始階段,離現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理還有相當(dāng)差距,應(yīng)該拋棄個(gè)人經(jīng)驗(yàn)主義的一些東西,以謙虛的態(tài)度,從大型企業(yè)、先進(jìn)同行那里學(xué)習(xí)管理中的好制度、好方法。同時(shí),還要善于從書本上學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)管理的知識(shí)和方法,敏于觀察、勤于思考,總結(jié)和制訂適合自身管理和發(fā)展的內(nèi)控制度、明確控制目標(biāo)內(nèi)部控制目標(biāo)是內(nèi)部控制所要實(shí)現(xiàn)的目的或收到的效果。目標(biāo)的主要功能,一是提供一個(gè)中心點(diǎn),來分配組織資源和擬訂作業(yè)計(jì)劃
    二是提供一個(gè)尺度,作為評(píng)價(jià)進(jìn)度與績(jī)效的指標(biāo)。企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)與其經(jīng)營目標(biāo)緊密相關(guān),企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)一般包括:提供良好的產(chǎn)品與服務(wù),超越競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手,為員工提供合理的待遇,維持正常的發(fā)展,維持合理的投資報(bào)酬,重視社會(huì)整體利益等。內(nèi)部控制的目標(biāo)雖然有多種提法,但主要有維護(hù)資產(chǎn)安全、完整及有效使用,保證各種管理信息的存在、可靠與及時(shí)提供,盡量減少不必要的成本、費(fèi)用以求盈利,保證下放的各種職責(zé)得到圓滿履行,提高各項(xiàng)作業(yè)的效益或效率,預(yù)防或查明錯(cuò)誤和弊端,為管理政策的制訂尋找依據(jù)和履行各種法律義務(wù)。要實(shí)現(xiàn)上述內(nèi)部控制目標(biāo),應(yīng)確定單位內(nèi)部每一管理階層所應(yīng)達(dá)到的具體目標(biāo),進(jìn)行目標(biāo)分解內(nèi)部各階層應(yīng)協(xié)調(diào)合作才能達(dá)到預(yù)定目標(biāo),因此有必要在各部門之間有效地分配資源將各作業(yè)目標(biāo)與作業(yè)計(jì)劃傳達(dá)給有關(guān)負(fù)責(zé)人,使其了解本部門的工作職責(zé)誘導(dǎo)各部門主管盡可能以最精簡(jiǎn)、最有效的方法領(lǐng)導(dǎo)下屬維持各部門的平衡,促進(jìn)整體活動(dòng)的協(xié)調(diào)準(zhǔn)確而適時(shí)地表揚(yáng)績(jī)效卓越的下屬,或批評(píng)績(jī)效不佳的下屬,并幫助其找出原因及解決辦法。明確控制目標(biāo),前提是科學(xué)地制定目標(biāo)。依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)制訂公司年度計(jì)劃,并將其細(xì)分至相關(guān)部門,確定產(chǎn)品技術(shù)、銷售、生產(chǎn)、成本、工資、費(fèi)用、利潤、資金等各項(xiàng)部門子計(jì)劃,各部門再據(jù)以制定更詳細(xì)的目標(biāo),如銷售分解至片區(qū)落實(shí)到業(yè)務(wù)員、成本分解至生產(chǎn)工序落實(shí)到班組、費(fèi)用包干至部門落實(shí)到項(xiàng)目等等。有了控制目標(biāo),企業(yè)的一切工作才能有的放矢。而更重要的,是必須在計(jì)劃的執(zhí)行過程中強(qiáng)化控制目標(biāo)的剛性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營總是處于動(dòng)態(tài)之中,實(shí)際的運(yùn)行會(huì)與計(jì)劃有所偏差。一般來說,計(jì)劃的制訂者會(huì)根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)和預(yù)測(cè)因素考慮一些彈性,使制訂的計(jì)劃在執(zhí)行過程中更符合實(shí)際和切實(shí)可行。當(dāng)實(shí)際工作沒有達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)時(shí),不能輕易容忍差距,而應(yīng)認(rèn)真分析執(zhí)行過程,尋找原因。這樣堅(jiān)持下去,一方面可以督促企業(yè)全體人員施展才干、各負(fù)其責(zé),為完成總體計(jì)劃盡最大努力;另一方面也可以促進(jìn)制訂的控制目標(biāo)更趨科學(xué)。
3、改善控制技術(shù)
    內(nèi)部控制技術(shù)是實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的手段,包括特定的政策、計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、人員以及組織與方法。中小企業(yè)為更好地實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部控制目標(biāo),可以從以下四個(gè)方面改善控制技術(shù)
    ① 建立健全與業(yè)務(wù)規(guī)模相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)要有效地從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),必須設(shè)置相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu),行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設(shè)置組織機(jī)構(gòu)時(shí),首先要根據(jù)自身特點(diǎn),按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設(shè)計(jì)不同的組織機(jī)構(gòu),不能面面俱到求得職能部門齊全,也不能因陋就簡(jiǎn)使得關(guān)鍵職能缺失,而應(yīng)充分注意部門之間職能的科學(xué)劃分,做到簡(jiǎn)單、高效、協(xié)調(diào),確??刂颇繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)。要根據(jù)責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則,明確規(guī)定各職能機(jī)構(gòu)的權(quán)限與責(zé)任,根據(jù)各職能機(jī)構(gòu)的經(jīng)營任務(wù)與特點(diǎn)劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。要規(guī)定各層次主管人員不僅要履行自己的職責(zé),而且要對(duì)其下屬進(jìn)行有效的監(jiān)督和檢查,保證各層次目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。組織結(jié)構(gòu)要有利于上下級(jí)信息的溝通,避免機(jī)構(gòu)重復(fù),以最小費(fèi)用取得最大效果.
    ② 根據(jù)崗位選擇合格的人才,不斷培養(yǎng)適合自身的人才。人力資源是企業(yè)的第一資源,企業(yè)設(shè)置的各個(gè)崗位,必須要有能履行其職責(zé)的人來勝任。造成中小企業(yè)的各種問題的因素中,歸根結(jié)底是人才因素。目前,中小企業(yè)中關(guān)鍵崗位的人才還主要依靠外聘,要善于挑選能力突出、經(jīng)驗(yàn)豐富、具有職業(yè)精神的高端人才為己所用,充分發(fā)揮其才智。此外,要著手培養(yǎng)自己的人才,逐步建立適合自身特點(diǎn)的員工培訓(xùn)體系,加強(qiáng)職業(yè)道德教育和技能技術(shù)教育,促進(jìn)本企業(yè)各類人才的快速成長(zhǎng)。
    ③ 控制措施有效、到位。要以國家法律、法規(guī)及財(cái)經(jīng)紀(jì)律為準(zhǔn)繩,對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和其他管理活動(dòng)進(jìn)行組織、調(diào)節(jié)和制約,以利于對(duì)違法亂紀(jì)行為進(jìn)行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項(xiàng)管理信息的可靠性,如采取職責(zé)劃分、審查與核對(duì)等措施。為保護(hù)財(cái)產(chǎn)的完整和安全,要采取限制接近、雙重保護(hù)、突擊檢查與核對(duì)、盤點(diǎn)等措施。要建立成文的方針和職務(wù)說明,保證控制的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化。
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